Эффективное управление кадровым учетом представляет собой комплекс действий, неотъемлемых в сфере управления персоналом организации.
Среди основных задач управления кадровым учетом следует выделить сопровождение кадрового документооборота организации, включая разработку и актуализацию штатного расписания, составление должностных инструкций, заключение трудовых договоров в строгом соответствии с нормативно-правовыми актами Российской Федерации, формирование договоров о материальной ответственности и прочих регламентов, регулирующих трудовые отношения внутри организации.
Управление кадровым учетом играет значимую роль в обеспечении эффективного функционирования человеческих ресурсов и оптимизации трудовых процессов в организации.
Для обеспечения эффективного управления кадровым делопроизводством в организации необходимо внимательно отнестись к следующим задачам:
- Заключение и ведение трудовых договоров с сотрудниками с соблюдением требований трудового законодательства.
- Создание и актуализация личных карточек работников с полной и достоверной информацией о каждом сотруднике.
- Ведение и обновление трудовых книжек сотрудников в соответствии с требованиями законодательства.
- Уведомление работников о выборе формы трудовой книжки и предоставление им необходимой информации.
- Разработка, согласование и актуализация штатного расписания, отражающего текущую структуру персонала организации.
- Составление и внедрение должностных инструкций для определения обязанностей и компетенций сотрудников.
- Утверждение правил внутреннего трудового распорядка, регламентирующих порядок работы персонала.
- Составление и утверждение графика отпусков сотрудников, учитывающего интересы и потребности как работников, так и организации.
- Разработка и внедрение положения о персональных данных и согласий на обработку персональных данных сотрудников.
- Утверждение положения об оплате труда, включающего в себя правила и условия оплаты труда работников.
- Ведение табеля учета рабочего времени сотрудников для контроля и учета отработанного времени.
- Составление расчетных листков и документа об утверждении их формы для обеспечения прозрачности и точности начисления заработной платы.
- Выпуск приказов и подготовка необходимой документации в соответствии с потребностями организации и законодательством.
Этапы кадрового учета можно представить в следующем виде:
- анализ и корректировка кадровой документации;
- формирование кадровых документов сотрудников, их увольнение, учет больничных и отпусков;
- разработка штатного расписания;
- создание стандартных должностных инструкций;
- ведение кадровой документации с учетом требований трудового законодательства.
Кроме непосредственного ведения кадрового учета в данную категорию необходимо включить и такие виды дополнительной деятельности как:
- проведение полного восстановления кадрового делопроизводства за определенный период, включая составление приказов, графиков отпусков, ведение личных карточек сотрудников, разработку должностных инструкций, ведение трудовых книжек и прочих документов в соответствии с действующим законодательством;
- разработка и восстановление внутренних локальных нормативных актов, устанавливающих порядок деятельности и взаимодействия сотрудников в организации;
- организация выездного процесса для обеспечения подписания и ознакомления сотрудников с документами, важными для их трудовой деятельности;
- восстановление или создание системы обработки документов, включая как традиционный, так и электронный документооборот с учетом конкретных потребностей организации;
- внедрение электронной системы согласования каждого издаваемого документа для повышения эффективности и оперативности выполнения рабочих процессов;
- сопровождение интересов работодателя в сфере кадровой политики и индивидуальная работа по разработке местных нормативных актов, способствующих достижению целей организации.
Результатом работы выполненной должным образом по кадровому учету является наличие полного комплекта кадровой документации согласно требованиям трудовой инспекции.
Профессиональное ведение кадрового учета основано на надлежащем оформлении первичной кадровой документации, бланков, форм заполнения, с учетом чего его выполнение необходимо доверять компетентным специалистам, к примеру, которыми располагает наша компания.